Senior secretarieel en administratief medewerker (m/v/d)
De Nederlandse ambassade te Wenen is op zoek naar een enthousiaste senior secretarieel en administratief medewerker (m/v/d) om het team van de Permanente Vertegenwoordiging bij de Verenigde Naties (PVVN) te ondersteunen. De vacature betreft een vervanging in verband met ouderschapsverlof en geldt voor minimaal een jaar.
We zoeken een proactieve, zelfstandige, flexibele en communicatief vaardige kracht die goed kan samenwerken.
Kennis- en vaardigheidsvereisten
- Goede kennis van de Nederlandse, Duitse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Minimaal HBO werk- en denkniveau.
- Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare werkomgeving (publiek- privaat).
- Kan uitstekend plannen en organiseren, neemt initiatief en is klantgericht.
- Is in staat veel verschillende ballen in de lucht te houden.
- Kennis van management ondersteunende werkwijzen, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Goede digitale vaardigheden, waaronder beheersing van de Windows gestuurde MS-office programma’s zoals Word, Excel en Outlook, alsook van verschillende digitale vergadermogelijkheden als MyRoom, MS Teams, Webex en Zoom en van CRM, dat wordt gebruikt voor het beheer van de contacten database.
Werkomgeving
Het team PVVN valt rechtstreeks onder de Permanente Vertegenwoordiger/ Ambassadeur en bestaat uit een afdelingshoofd en twee beleidsmedewerkers uitgezonden door het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken. De taak van het team is het behartigen van de Nederlandse belangen bij de verschillende VN-gerelateerde organisaties in Wenen, in samenwerking met collega’s van verschillende ministeries in Den Haag.
Als senior secretarieel en administratief medewerker (m/v/d) ben je verantwoordelijk voor de (elektronische) stukkenstroom zowel intern (PVVN en Rijksoverheid) als extern (richting de Internationale Organisaties en diplomatieke missies in Wenen), het inplannen van afspraken en het bijhouden van agenda’s en deadlines. Voor het team fungeer je daarmee als een spin in het web.
Verder werk je binnen de ambassade samen met de andere drie managementondersteuners; je hebt een wederzijdse vervangingsrelatie met de senior secretarieel en administratief medewerker van het team bilateraal van de ambassade. Teneinde je PVVN team ook logistiek optimaal te kunnen ondersteunen, werk je ook goed samen met de afdeling Algemene Zaken.
De omgangsvormen zijn informeel. Humor wordt op prijs gesteld. Thuiswerken behoort uiteraard tot de mogelijkheden, voor zover het werk het toelaat.
Salarisindicatie
Een minimum brutosalaris van 3139,- euro en maximaal 4612,- euro afhankelijk van opleiding en ervaring voor 37,5 uur per week, plus een 13e en 14e maandsalaris.
Mocht je belangstelling hebben voor bovengenoemde functie dan kun je tot
uiterlijk 27 juli 2022 je curriculum vitae en sollicitatiebrief sturen aan: WEV@minbuza.nl
Voor eventuele nadere inlichtingen kun je contact opnemen met Caatje Kluskens, onder telefoonnummer: +43-(0)1-58939.207 +43 664 2038 265.
Site link: Senior secretarieel en administratief medewerker (m/v/d) | Oostenrijk | Nederlandenu.nl