skip to Main Content

VACATURE: Senior Medewerker Algemene Zaken

Senior medewerker algemene zaken

De Nederlandse ambassade in Wenen heeft een vacature voor een fulltime (Sr) Medewerker Algemene Zaken. Belangstellenden worden uitgenodigd te reageren voor 11 januari 2020.

Ben jij op zoek naar een uitdagende en dynamische baan? Heb je ervaring met administratief werk en facility management? Kun je daarnaast uitstekend communiceren, ben je een echte aanpakker en zowel het Nederlands als het Duits en Engels machtig? Dan is een baan als Senior Medewerker Algemene Zaken op de Nederlandse ambassade in Wenen misschien wel iets voor jou! De Senior Medewerker AZ biedt ondersteuning aan het gehele team van de Nederlandse vertegenwoordigingen in Wenen. Solliciteren kan tot uiterlijk 10 januari 2020. Meer informatie over de vacature vind je beneden of op de website.

De post Wenen bestaat uit de bilaterale ambassade van Nederland in Oostenrijk en de permanente vertegenwoordigingen van Nederland bij de Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa (OVSE) en bij de VN-instellingen in Wenen, zoals het Internationaal Atoomenergie Agentschap. De werkomgeving is, mede vanwege de diversiteit in vertegenwoordigingen, dynamisch. Het ambassadeteam bestaat uit circa 30 medewerkers – uitgezonden, lokaal, stagiaires, gedetacheerden en vak attachees – en bevindt zich op de 7e verdieping van een kantorenpand tegenover de Opera in het hart van Wenen.

De nieuwe collega zal deel uitmaken van de 8-koppige afdeling Interne Zaken, die zich inzet voor een vlotte en soepele ondersteuning van het gehele team van de Nederlandse vertegenwoordigingen in Wenen. Hij of zij staat daarbij onder de directe, dagelijkse leiding van de Operationeel Manager.

Werkzaamheden

De (Sr) Medewerker AZ verricht werkzaamheden op het gebied van PIOFAH – Personeel, ICT, Organisatie, Financiën, Administratie en Huisvesting – en heeft een vervangingsrelatie met de Operationeel Manager en de Consulaire collega.

Meer concreet houdt dit onder andere in:

  • Optreden als vraagbaak voor uitgezonden medewerkers op het gebied van huisvesting en (in)huur van dienstwoningen;
  • Ondersteuning bij het aanmelden van uitgezonden medewerkers bij de Oostenrijkse autoriteiten;
  • Advisering over de invoer van motorvoertuigen en belastingen;
  • Bieden van ondersteuning op IT-gebied, bijvoorbeeld door implementatie van nieuwe (software) applicaties en systemen, zoals digitale samenwerkingsruimtes en digitale archivering, maar ook hulp bij het oplossen van problemen met apparatuur, zoals tablets, laptops en iPhone;
  • Oplossen van (technische) storingen in het pand, bijvoorbeeld door het inschakelen van de technische dienst van het pand;
  • Plannen van jaarlijkse onderhoudskalenders van de residentie en het ambassadekantoor in samenwerking met de huisvestingsmanager van het ministerie van buitenlandse zaken in Den Haag;
  • Beheer van interieur, inventaris en kunst in de ambassade en residentie;
  • Onderhoud van contacten met leveranciers, huiseigenaren en makelaars alsook met diverse specialisten op het gebied van bedrijfsvoering en ICT in Wenen en bij het ministerie van buitenlandse zaken in Den Haag;
  • Bewaking van contractbeheer, signaleert afloop van contracten en bereidt offertepakketten;
  • Zorg dragen voor een accurate financiële administratie (kasbeheer, facturering en controles op declaraties);
  • Ondersteuning bij het plannen en organiseren van grote(re) evenementen, zoals bijvoorbeeld de Koningsdagreceptie;
  • Vervanging van de consulaire collega en (deels) de Operationeel Manager bij afwezigheid.

Opleidingsniveau, kennis en competenties

  • Minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
  • Algemene kennis van of ervaring met het werken met administratieve systemen.
  • Aantoonbare kennis van techniek, technische apparatuur, IT en softwareapplicaties.
  • Stevige sociale en communicatieve vaardigheden voor het opbouwen en onderhouden van een goed functioneel netwerk.
  • Kennis en/of ervaring op het gebied van facilitymanagement is zeker een pré.
  • Goede kennis van de Nederlandse, Duitse en bij voorkeur ook de Engelse taal in woord en geschrift.
  • Als onmisbare competenties gelden integriteit, discretie en organisatiesensitiviteit.

Kennis en ervaring

Daarnaast moet de kandidaat beschikken over aantoonbare kennis, ervaring en affiniteit met:

  • Het communiceren op allerlei niveaus, zowel binnen als buiten de ambassade;
  • Financieel beheer;
  • Het bijhouden van administratieve processen;
  • Verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het leveren van informatie, het vormen en bijhouden van (digitale) dossiers.

Type kandidaat

Wij zoeken iemand die zich thuis voelt in een informele, hectische en internationale omgeving. De kandidaat is zelfstandig en flexibel, vooral een aanpakker, cijfermatig sterk, accuraat, communiceert helder en is dienstverlenend. Hij/zij vindt het geen probleem tussen verschillende soorten werkzaamheden te schakelen, houdt het overzicht, werkt georganiseerd en transparant en weet de juiste prioriteiten te stellen.

Vanwege hoge werkdruk en veel verschillende is een goede teamspirit en een flinke dosis humor en relativeringsvermogen onmisbaar.

Bij indiensttreding wordt een VOG verlangd (of Auszug aus dem Strafregister) Een antecedentenonderzoek en/of taalvaardigheidstest kan ook deel uitmaken van de selectieprocedure.

We bieden

Een uitdagende functie binnen een dynamische, internationale omgeving. Naast een goed salaris zijn er volop mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling en bovenal een prettige werksfeer.

Het betreft een fulltime functie van 37,5 uur met een goed salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden.

De startdatum van de functie is zo snel mogelijk. In eerste instantie wordt een jaarcontract geboden.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 10 januari 2019. Solliciteren (motivatie en CV) per e-mail wordt aangemoedigd: Wen-hr@minbuza.nl (vermeld als onderwerp van het mailbericht: Achternaam / Voornaam / (sr) medewerker AZ).

 

Dit bericht heeft 0 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Back To Top